OS (Ordem de Serviço) no Segmento Autocenter

O segmento de Autocenter tem a caracterisca de emitir muitas OS, pois são feitos serviços e vendas de produtos para veículos. Para controlar esses serviços e registrar os produtos o recomendado é fazer o uso da OS personalizada para o segmento Autocenter.

Para configurar o sistema de forma que funcione conforme esse manual, deve-se seguir o checklist de configuração do segmento Autocenter. Lembrando que algumas configurações são opcionais e personalizaveis, portanto deve-se levar em conta também as regras de negócios do cliente.

Link para o checklist: http://docs.autocom3.com.br/2020/04/02/checklist-implantacao-segmento-autocenter/

Abrindo a OS pela pré-venda

A tela de pré-venda é o local onde fazemos a abertura da OS, pois é uma tela com grande praticidade de inserir os produtos e realizar consultas. Na tela de pré-venda podemos:

  • Inserir os produtos
  • Adicionar o cliente
  • Identificar o veículo
  • Colocar observações
  • Criar orçamentos
  • Importar orçamentos
  • Consultar Estoque
  • Verificar a Ficha Financeira do Cliente

Para abrir a tela de pré-venda acessar o módulo “Vendas” e depois “Pré-venda”:

Na tela que irá abrir, clique em “1 – Pré-venda” para iniciarmos a abertura da OS.

OBS: A opção OS não é para abertura de OS e sim para ir até a tela de OS’s em andamento ou concluídas.

Informe o vendedor e a senha:

Na tela que abrir digite o código do produto ou serviço para adicionar o produto. Ou clique na Lupa e pesquise o produto pelo nome.

Ao inserir o produto irá abrir a tela de edição do produto, Nessa tela iremos informar (1) a quantidade desse produto que deve ser adicionada, (2) no ícone do lápis o preço do produto pode ser alterado para maior caso seja necessário (é necessário permissão de acesso liberada para o usuário), (3) abrir a tela de desconto para dar desconto no item e (4) inserir quem foi o executor do serviço ou pela instalação da peça. Ao finalizar clique em (5) OK.

 

Repita o processo até inserir todos produtos iniciais. Lembrando que a pré-venda é para inserir os produtos iniciais da OS, depois que a OS tiver aberta ainda será possível adicionar outros produtos e serviços.

Para informar o veiculo clique na guia Veículo:

Informe a placa do veículo.

Caso já esteja cadastrado o sistema irá reconhecer o veículo e qual é o cliente dono do veículo. Irá aparecer uma tela perguntando se o veículo ainda é do cliente do cadastro. Caso seja confirme e o sistema irá carregar o cliente. Caso não seja basta cadastrar ou informar quem é o novo dono.

Caso o veículo não seja cadastrado, o sistema irá dar a opção de cadastrá-lo:

Clique em SIM e irá abrir a tela para cadastro do veículo e do cliente. Preencha os dados do veículo e informe quem é o cliente dono do veículo. Caso o cliente já esteja cadastrado, clique na Lupa (1) e localize. Caso não esteja, clique no Lápis (2) e cadastre o cliente.

Salve o cadastro e feche a tela. Confirme o proprietário.

Caso tenha alguma observação para colocar na OS, clique na guia “Observação” e digite a observação

Para finalizar clique em Finalizar  ou aperte F12.

O sistema irá dar a opção de finalizar a venda em OS ou Orçamento. Caso finalize em orçamento, o mesmo poderá ser importado depois pela opção “Importar” na tela de pré-venda.

Para continuar a venda como OS, clique em “1 – Finalizar em OS”

Na próxima tela selecione o TIPO de NF que será utilizado quando fechar a venda. Essa opção pode ser alterada depois. Clique em Confirmar.

Escolha o TIPO DE OS que melhor atende ao serviço e clique em Criar.

Edição de OS

Na tela de OS temos várias funções.  Na guia Info é exibido a hora da abertura da OS, tipo de OS, vendedor, dados do cliente (na guia lateral):

Na guia Observações temos o local para colocar todas observações sobre a OS:

Nas guias + Produtos e + Serviços podemos visualizar os produtos e serviços da OS e edita-los, excluir-los ou adicionar novos a OS:

Caso queira excluir, basta clicar em Excluir no ícone do “X” e será pedido uma senha para exclusão e depois o motivo, que ficará no log de alterações da OS

Caso queira editar, selecione o produto ou serviço e clique em Editar no ícone “…” e irá abrir a tela de edição dos itens.

Caso queria adicionar um novo produto ou serviço, clique em Adicionar no ícone “+” e irá abrir a tela de adição/edição dos itens

Algumas funções importantes dessa tela de edição e adição de itens:

1 – Negociado: Libera para colocar qualquer valor de venda no produto (precisa de permissão)

2 – Alterar preço: Ao clicar no ícone do lápis abre uma tela para colcoar qualquer preço a maior no produto (precisa de permissão)

3 – Desconto: Ao clicar no ícone abre a tela de descontos, que podem ser dados de acordo com os limites configurados no sistema (precisa de permissão)

4 – Alterar descrição: Função que permite que a descrição produto seja alterada.

Ao finalizar a edição clique em (5) Gravar

Na guia Demonstrativo (precisa de permissão liberada do usuário para visualizar essa guia) é possível ver os custos, lucro, margem, descontos e outros valores da OS:

Na guia de Faturamento definimos os valores finais para faturar a OS, inserindo o valor de frete, outras despesas, Seguro e desconto comercial:

Desconto na OS

Para dar o desconto na Os, com todos produtos e serviços adicionados na OS, vá para guia Faturamento e clique no ícone  próximo ao campo “VL Desc. Comercial R$”:

Na tela que abrir digite o % (Percentual) ou o VL (Valor em R$) do desconto e clique em OK:

Caso o desconto seja superior ao permitido nas configurações do sistema, será exibido um aviso. Após o aviso confirme que deseja solicitar a autorização especial ou clique em não para reduzir o valor do desconto.

Caso clique no SIM para prosseguir com o desconto, sera exibido a tela com qual permissão poderá liberar o desconto:

As permissões que não estão liberadas é por que o valor do desconto dado não poder ser liberado pelo nível ou de fiscal ou de master, de acordo com o que foi definido nas configurações. O desconto de diretor pode ser de qualquer valor.

Ao clicar no botão de autorização será exibido tela para digitar o usuário e senha da pessoa com a permissão liberada. Após isso o desconto será aplicado.

Lembre-se de informar o DOC. Fiscal que será aplicado o desconto, pois ele pode ser aplicado em nota interna de serviços (INS), nota interna de produtos (INP), NFE, NFCE, NFS ou CTE. Essa informação deve estar de acordo com o tipo de nota que será feito o faturamento da nota.

Faturando uma OS

Para finalizar a OS e converter em venda e realizar a emissão da nota, deve-se clicar em Faturamento:

Selecione o tipo de nota que será gerado por essa OS e clique em Confirmar:

Na tela que irá abrir, você tem o resumo dos totais da NF. Caso queira pode-se adicionar outras OS para finalizar e totalizar em uma unica venda. Caso queira só finalizar essa OS, você deve selecionar a condição de pagamento e clicar em Gerar NF’s:

Clique SIM para confirmar a geração do pedido de venda e as NFs:

Na tela que irá aparecer informe os dados da condição de pagamento e clique em confirmar:

Aguarde a geração das notas, que será confirmado pelo aviso abaixo:

Será aberto a tela de NF estabelecimento e agora basta autorizar as NF, selecionando a nota e clicando em Funções > Autorizar e Faturar ou clicando em Autorizar todas:

Finalizado as notas estarão autorizadas.

Consultando as OS

Acesse o módulo Vendas e clique em OS:

Na tela que abrir, você pode visualizar as OS que estão em andamento, as faturas e as canceladas.

Nessa tela também é possível consultar todas OS já abertas, filtrando pelo filtro Avançado ou Opções.

Nessa tela podemos alterar uma OS em emissão, consultar os dados de uma OS e cancelar uma OS que não tenha sido faturada.

 

 

 

Print Friendly, PDF & Email

Data da última atualização: